7 ỨNG DỤNG GIÚP BẠN LƯU TRỮ DỮ LIỆU LÊN ‘MÂY’ HOÀN TOÀN MIỄN PHÍ

Lưu trữ dữ liệu trên “mây” sẽ giúp ích rất nhiều cho việc tiết kiệm không gian bộ nhớ trong và thẻ nhớ ngoài trên thiết bị di động của bạn. Đặc biệt đối với một số smartphone có bộ nhớ trong khá nhỏ thì đây là giải pháp mở rộng bộ nhớ miễn phí
Vậy thì dịch vụ điện toán đám mây là gì?
Điện toán đám mây (cloud computing) hay còn biết đến với tên gọi khác là điện toán máy chủ ảo, là mô hình điện toán sử dụng các công nghệ máy tính và phát triển dựa vào mạng internet. Thuật ngữ “đám mây” ở đây là lối nói ẩn dụ chỉ mạng internet (dựa vào cách được bố trí của nó trong sơ đồ mạng máy tính) và như một liên tưởng về độ phức tạp của các cơ sở hạ tầng chứa trong nó.
Nói một cách ngắn gọn và hết sức dễ hiểu, khi bạn sử dụng các dịch vụ điện toán đám mây, bạn có thể lưu trữ và tải dữ liệu về từ nguồn trực tuyến trên internet. Giống như việc bạn lưu giữ hình ảnh, video trên các trang mạng xã hội: Facebook, YouTube,… Theo đó, trong bài viết hôm nay, sẽ giới thiệu đến bạn 7 ứng dụng “đám mây” đầy tiện ích cho các thiết bị di động.
1. Google Drive
Google Drive là dịch vụ lưu trữ và chỉnh sửa dữ liệu trực tuyến với 15GB dung lượng miễn phí, cho phép người dùng lưu trữ nhiều dạng dữ liệu như văn bản, video, âm thanh, PDF… trên nền tảng “đám mây”. Google Drive với khả năng hỗ trợ Google Docs và Google+ cao cấp giúp người dùng dễ dàng truy cập và chỉnh sửa tài liệu ở bất cứ đâu hay chia sẻ làm việc chung với bạn bè.
Tập tin của bạn trong Drive có thể truy cập được từ mọi điện thoại thông minh, máy tính bảng hoặc máy tính. Nhờ đó, tập tin của bạn luôn đồng hành bạn. Ngoài ra, bạn còn có thể nhanh chóng mời người khác xem, tải xuống và cộng tác trên tất cả những tập tin bạn muốn, mà không cần đến tập tin đính kèm qua email.
>>> Tải Google Drive cho Android tại đây hoặc iOS tại đây.
2. Dropbox
Dropbox là dịch vụ lưu trữ dữ liệu trực tuyến miễn phí cho phép bạn mang theo tất cả tài liệu, ảnh và video tới bất cứ nơi nào. Điều này có nghĩa là tập tin bạn đã lưu vào Dropbox sẽ tự động lưu vào máy tính, điện thoại của bạn và cả trên website Dropbox.
Ứng dụng này cũng giúp bạn dễ dàng chia sẻ tài liệu cho nhiều người. Thậm chí trong trường hợp ổ cứng máy tính bị hỏng, dữ liệu trên điện thoại mất hoàn toàn thì bạn vẫn có thể yên tâm vì đã có một bản sao lưu nội dung trên Dropbox.
3. MediaFire
MediaFire là một trang web chia sẻ dữ liệu miễn phí và không giới hạn, có trụ sở tại Harris County, Texas, Hoa Kỳ. Tất cả các thành viên đăng ký đều có thể sử dụng đầy đủ chức năng của MediaFire. Bây giờ, đã có ứng dụng di động MediaFire giúp người dùng truy cập, quản lý dữ liệu tiện lợi hơn.
MediaFire bao gồm 4 loại dịch vụ: Free, Persernal, Pro và Business. Người dùng dịch vụ Free (miễn phí) được tải lên các tập tin có dung lượng không quá dung lượng còn trống trong tài khoản, nhưng với người dùng trả phí sẽ được ưu tiên tải lên tập tin có thể lên đến 10GB (với dịch vụ Business). Người dùng sau đó được cung cấp một URL để tải xuống tệp tin và có thể chia sẻ cho bất kỳ ai. Thêm vào đó, ảnh số cũng có thể được tải lên và hiển thị dưới dạng thư viện. Cùng nhiều tính năng hấp dẫn khác.
4. Box
Box là ứng dụng lưu trữ dữ liệu trực tuyến khá nổi tiếng và quan trọng nhất hiện nay. Nó tăng cường không gian lưu trữ dữ liệu rất nhiều trên mạng và được bảo mật bằng tài khoản của riêng mình, ở đâu cũng có thể xem, chia sẻ và tải về được miễn là có kết nối internet, phòng tránh khi ổ cứng (bộ nhớ máy) bị hư hỏng do nhiều nguyên nhân như cháy nổ, tác động vật lý,… sẽ không bị mất dữ liệu và được bảo vệ an toàn không lo sợ virus phá hại. Ngoài ra, Box còn là một công cụ văn phòng trực tuyến kết hợp lưu trữ trực tuyến.
5. Mega
Khác với dịch vụ Megaupload đình đám một thời, mọi tập tin người dùng tải lên Mega sẽ được mã hóa để ngăn chặn các cuộc tấn công vào người dùng lẫn những dữ liệu được lưu trên máy chủ của dịch vụ. Nó cũng sẽ phòng ngừa được tình trạng bị chính quyền “hỏi thăm” bởi thực chất Mega không có quyền truy cập vào những nội dung của người dùng.
Khách hàng sử dụng Mega phải chịu trách nhiệm về bản quyền của những tập tin do mình đăng lên, Mega chỉ cung cấp nơi lưu trữ trên mạng mà thôi. Điểm thú vị nhất ở Mega đó là chúng ta sẽ có 50GB lưu trữ miễn phí ngay khi vừa đăng kí xong. Bạn có thể truy cập vào trang web https://mega.co.nz/ để tạo tài khoản mới và bắt đầu sử dụng miễn phí.
6. Copy
Copy cung cấp một giải pháp lưu trữ đám mây vừa rẻ lại vừa an toàn. Người dùng có thể chia sẻ tài khoản giữa nhiều người dùng khác nhau cũng như chuyển đổi giữa tài khoản cá nhân và công ty cùng sử dụng một đăng nhập.
Các tính năng của Copy bao gồm: tích hợp SignNow để dùng eSignatures nhanh chóng và dễ dàng, bảo mật cấp doanh nghiệp không phụ thuộc vào bên thứ ba và không có giới hạn kích thước hay hạn chế lượt xem. Thành viên của Copy có thể lưu, truy cập và chia sẻ tập tin qua máy tính và ứng dụng di động sẵn có trên Windows, Mac, Linux, iOS, Android và Windows Phone.
7. SugarSyncSugarSync là một ứng dụng hữu ích giúp người dùng đồng bộ dữ liệu trên nhiều thiết bị và máy tính khác nhau. Nhờ đó, đảm bảo an toàn cho chúng trước những tên hacker và tạo điều kiện để bạn làm việc dễ dàng hơn. Đặc biệt, bạn sẽ nhận được 5GB dung lượng lưu trữ dữ liệu miễn phí để dùng thử trong 90 ngày.

NÂNG CAO NĂNG LỰC CẠNH TRANH NHỜ SỐ HÓA TÀI LIỆU

Việc lưu trữ tài liệu dưới dạng bản mềm và quản lý bằng phần mềm thông minh giúp các doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, tăng lợi nhuận.

Hồ sơ, tài liệu là tài sản quan trọng, góp phần không nhỏ vào thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều đơn vị vẫn chưa có biện pháp khai thác tài sản này hiệu quả, khi việc quản lý tài liệu, hồ sơ, giấy tờ vẫn theo các phương pháp thủ công.

Với cách quản lý tài liệu truyền thống, khối lượng tài liệu lưu trữ ngày càng nhiều sẽ khiến cho khu vực lưu trữ tài liệu ngày càng hẹp lại, văn phòng trở nên bề bộn, công việc lưu trữ, quản lý, tìm kiếm thông tin trở nên khó khăn, mất nhiều thời gian. Theo thống kê, mỗi ngày, trung bình một nhân sự mất 30-40% thời gian làm việc để tìm kiếm các thông tin dữ liệu cần thiết. Việc này ảnh hưởng trực tiếp đến việc ra quyết định của nhà quản trị, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh, tăng chi phí, giảm lợi nhuận của doanh nghiệp.

Vì vậy, để gia tăng hiệu quả kinh doanh, nâng cao năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp cần nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác thông tin của tài liệu, hồ sơ, giấy tờ. Hiện nay, việc số hóa tài liệu (lưu trữ tài liệu dưới dạng bản mềm và quản lý, khai thác dữ liệu này thông qua phần mềm quản lý tài liệu thông minh) được nhiều doanh nghiệp áp dụng.

HÃY CHỌN KHUÊ TÚ LÀ ĐƠN VỊ CUNG CẤP DỊCH VỤ SCAN TÀI LIỆU !
Là một trong các đơn vị đầu tiên gia nhập vào thị trường số hóa tài liệu ở Việt Nam. Trải qua nhiều năm hoạt động, đến nay Khuê Tú trở thành đơn vị đi đầu về phân phối máy scan chuyên dụng và dịch vụ số hóa tài liệu trên thị trường.

Các dịch vụ số hóa tài liệu Khuê Tú cung cấp

  1. Scan tài liệu onsite (tại địa điểm của khách hàng) hoặc offsite (tại địa điểm của Khuê Tú)
  2. Cung cấp và cho thuê máy scan
  3. Dịch vụ theo nhu cầu khác

Lợi thế của Khuê Tú trong lĩnh vực số hóa tài liệu

  1. Hệ thống trang thiết bị phục vụ số hóa tài liệu đáp ứng mọi thể loại, kích cỡ và hình thức tài liệu: tài liệu giấy, Sách, bản vẽ, video…
  2. Có năng lực thực tiễn, kinh nghiệm triển khai nhiều dự án số hóa tài liệu
  3. Với đội ngũ nhân sự được đào tạo bài bản, bề dày kinh nghiệm thực tế qua các dự án triển khai tại các doanh nghiệp lớn, Khuê Tú đảm bảo có thể cung cấp và chuyển giao đến khách hàng những giải pháp tiên tiến trên thế giới, phù hợp với môi trường kinh doanh và pháp luật Việt nam.

CTY TNHH CNTT Khuê Tú có thể scan tài liệu tất cả các kích thước : A4, A3, A2, A0…..Cam kết phân mục rõ ràng, không thiếu sót, không nhầm lẫn, không thất lạc tài liệu khi scan. Ngoài ra chúng tôi còn nhận Scan tài liệu tận nơi cho khách hàng có nhu cầu.


CÔNG TY TNHH CNTT KHUÊ TÚ
Address: 39 Nguyển Bỉnh Khiêm St, Ward 1, District Gò Vấp, HCMC
Tel: 08. 83588 0134
Mobile: 0983 440 488
Email: camtu@khuetu.vn
Web: www.khuetu.vn

HÃY SỐ HÓA TÀI LIỆU CỦA BẠN !

Hãy quét tài liệu của bạn và lưu vào ổ đĩa cứng. Bài viết sẽ giới thiệu các thủ thuật sử dụng máy quét, phần mềm hoặc website nhận dạng ký tự quang học, và cách chuyển đổi sách giấy của bạn thành sách điện tử.
Không gian cần có để lưu trữ tài liệu bằng giấy có thể là một vấn đề. Số hóa tài liệu của bạn cho phép bạn có thể mang các tài liệu này theo bên mình – bạn có thể lưu cả một thư viện trên thiết bị đọc sách điện tử (e-reader) một cách dễ dàng. Và vì tài liệu bằng giấy có thể chuyển đổi thành tài liệu kỹ thuật số có thể hiệu chỉnh được trên máy tính, bạn có thể tìm kiếm các tài liệu này nhanh chóng. Hãy so sánh thao tác gõ một từ cụ thể trong thanh tìm kiếm thay vì suốt ngày phải lật giở các chồng báo cũ để tìm kiếm bằng mắt về nội dung nào đó. Tài liệu kỹ thuật số rất thuận lợi cho các nhà nghiên cứu trên khắp thế giới.
Bạn có thể lưu trữ tài liệu bằng phương pháp kỹ thuật số theo một trong hai cách: dưới dạng hình ảnh hay các tập tin văn bản. Hình ảnh tốn nhiều không gian lưu trữ hơn, nhưng giữ lại được chữ viết và nét đặc trưng của tài liệu gốc. Muốn chuyển đổi một hình ảnh đã được quét thành một văn bản hay tập tin xử lý bằng máy tính, cần phải dùng phần mềm nhận dạng ký tự quang học, hay còn gọi là phần mềm OCR. Đây là trường hợp dùng thuật ngữ sai, vì thật sự bạn đang xử lý thông tin kỹ thuật số, nhưng thuật ngữ này đã được dùng phổ biến rồi.

Nếu tài liệu gốc được viết tay hay là một bức họa, bạn nên lưu trữ nó bằng hình ảnh vì chữ viết tay có thể có ý nghĩa ngang với chính các từ được viết. Một lý do khác để lưu trữ tài liệu viết tay dưới dạng hình ảnh là hiện chưa có phần mềm thương mại nhận dạng chữ viết tay nào có thể chuyển đổi chữ viết tay từ các bản quét. Cho đến nay, đó là một công nghệ dành riêng cho thiết bị PDA và máy tính bảng, đối với chữ viết tay trực tiếp trên màn hình của các thiết bị này. Anne-Sophie Bellaud của Vision Objects (một công ty cung cấp phần mềm nhận dạng chữ viết tay) giải thích rằng, với máy tính bảng, bạn biết được thứ tự các chữ viết tay được nhập vào. Điều này giúp phần mềm đoán ra được. Nếu không có mốc thời gian nhập, chữ viết hầu như không dễ để nhận dạng.
MÁY QUÉT
Dù bạn có lưu trữ tài liệu của bạn bằng cách nào đi chăng nữa – bằng hình ảnh hay tập tin văn bản – bạn sẽ phải cần máy quét để số hóa chúng. Nếu bạn có tương đối ít tài liệu để xử lý, bạn chỉ cần một máy in đa năng hay một máy quét phẳng chuyên dùng là đủ. Tuy nhiên, các máy này chạy tương đối chậm, và chỉ có các model đắt tiền hơn mới có khay nạp giấy tự động để xử lý các tài liệu nhiều trang.
Dù đắt tiền, nhưng các máy quét có khay nạp giấy là thích hợp nếu bạn cần xử lý nhanh nhiều tài liệu.
Các máy quét như ScanSnap S1500 của Fujitsu giá 495 USD (~10,4 triệu đồng) và ScanJet Professional 3000 của HP giá 450 USD (~9,5 triệu đồng) có thể quét cả hai mặt của một tài liệu cùng lúc với tốc độ 20 trang/phút hay nhanh hơn. Máy quét của HP có tính năng xử lý nạp giấy tin cậy hơn với các loại tài liệu lẫn lộn, nhưng máy của Fujitsu lại đi kèm phần mềm tích hợp tốt hơn, ưu việt hơn.
PHẦN MỀM OCR
Hầu hết máy quét đều có đi kèm phần mềm OCR để bạn có thể cài đặt lên máy tính cá nhân, nhưng nếu máy quét của bạn không có phần mềm này, bạn có thể mua phần mềm riêng. Những chọn lựa tốt là FineReader 9 Express giá $50 (~1 triệu đồng) của ABBYY, OmniPage 17 Standard giá $150 (~3,2 triệu đồng) của Nuance, và Acrobat X Standard giá $299 (~6,3 triệu đồng) của Adobe. Ngoài ra, phần mềm PaperPort 12 Standard giá $100 (~2,1 triệu đồng) của Nuance cũng có thể quét, nhận dạng OCR, và có thêm tính năng quản lý tài liệu giúp bạn dễ dàng theo dõi tài liệu đã quét. Cũng có các phiên bản giá rẻ hơn cho hầu hết các chương trình này.
Trong các thử nghiệm thực tiễn với các bản quét độ phân giải 300dpi, Acrobat chuyển đổi tài liệu tốt nhất, theo sát sau đó là FineReader, và sau nữa là OmniPage và PaperPort. Nhưng 3 sản phẩm sau lại chuyển đổi tốt hơn trong thử nghiệm 3 bản quét 150dpi chất lượng thấp hơn.
Đối với các tài liệu lưu trữ bằng hình ảnh, các bản quét 150-200dpi thường chuyển đổi tốt, nhưng phần mềm OCR dùng tốt hơn với các bản quét 300dpi. Hầu hết tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Nếu bạn chỉ muốn cần đọc được, bạn có thể giảm độ phân giải và giảm dung lượng tập tin.
TRANG WEB OCR
Nhiều dịch vụ trực tuyến như https://www.free-ocr.com, https://www.newocr.com, và https://www.ocronline.com rất tốt cho các dự án quy mô nhỏ hay chỉ thực hiện một lần. Trước hết, bạn hãy quét bản gốc vào máy tính rồi tải tài liệu lên trang web OCR.
Các dịch vụ này có mặt hạn chế là kết quả các thử nghiệm không được chính xác. Ngoài ra, chỉ nhận dạng được văn bản mà thôi, các dòng kẻ và các yếu tố khác của trang không nhận dạng được.
Dịch vụ trên trang web https://www.free-ocr.com là dịch vụ miễn phí, nhưng tập tin không được lớn hơn 2MB, và rộng hay cao hơn 5.000 pixel (khoảng 150dpi cho một trang khổ 8,5×11”); và bạn không được tải lên hơn 10 lần trong một giờ.
Một dịch vụ khác là https://www.newocr.com cũng miễn phí, nhưng giao diện còn thô sơ. Tuy nhiên, dịch vụ này chuyển đổi văn bản tốt hơn free-ocr.com và cho phép chuyển đổi các tài liệu có dung lượng lên đến 5MB.
Cuối cùng là https://www.ocronline.com, dịch vụ này đòi hỏi phải tạo một tài khoản miễn phí, nhưng cho phép chuyển đổi hình ảnh 4MB (khoảng 200dpi mỗi trang) và có thể tải lên đến 15 lần mỗi giờ. Bạn được tặng miễn phí 10 khoản tín dụng (credit), nhưng sau đó bạn phải trả tiền để mua credit. Trang web này bán credit với số lượng khác nhau, từ 50 trang với giá 3,95 USD (~83.000 đồng), tương đương 1.700 đồng/trang, đến 5.000 trang với giá 49,95 USD (~1 triệu đồng), tương đương 210 đồng/trang. Kết quả từ dịch vụ này rất tốt, xử lý được các yếu tố đồ họa và luôn cả văn bản, dù chưa đạt được chuẩn như các phần mềm Acrobat X hay FineReader 10.
SÁCH ĐIỆN TỬ
Không gì sánh bằng tính ổn định về xúc giác, khứu giác và thị giác của một cuốn sách thật, nhưng ngày càng nhiều người đang sung sướng đọc sách ảo với các thiết bị như Kindle, Nook, iPad và các thiết bị khác. Điểm trội của loại sách này là tính di động, và văn bản có thể tìm kiếm được. Bạn cũng có thể đọc sách trên smartphone hay iPod. Với iPod, có thể bạn không ngại phải lật trang thường xuyên, dù chắc chắn là sau này nhiều người sẽ tìm một thiết bị lớn hơn. Ngoài sách từ các gian hàng trực tuyến, bạn có thể tự đưa vào những cuốn chưa được bán ra dưới định dạng kỹ thuật số.
Để chuyển đổi một quyển sách in thành sách điện tử (e-book), bạn cần quét từng trang một của quyển sách, sau đó OCR (người viết tạm dùng thuật ngữ này vì không có từ tốt hơn) các trang này. Công việc này khá mệt mỏi, hãy dùng máy quét có tốc độ nhanh. Nếu bạn sẵn sàng làm hỏng quyển sách, hay biết cách đóng gáy sách lại, bạn có thể dùng máy quét có khay nạp giấy tự động. Hầu hết các chương trình OCR nói trên đều có tính năng giúp sắp xếp trang.
Khi bạn đã có được tập tin văn bản (ở định dạng PDF, Word hay định dạng khác), hãy dùng Calibre – một phần mềm đọc, sắp xếp, hiệu chỉnh, xuất bản e-book miễn phí và mạnh mẽ – chuyển đổi tập tin sang định dạng thích hợp với thiết bị của bạn, thí dụ EPUB hay PDF. Khi bạn đã tạo được một tập tin xem được, hãy dùng một ứng dụng đọc sách như Stanza để tải sách điện tử này vào thiết bị của bạn. Thiết bị hay ứng dụng của bạn phải hỗ trợ tính năng tải tài liệu từ máy tính (side-loading).


CÔNG TY TNHH CNTT KHUÊ TÚ
Address: 223/23B Nguyen Van Cong St, Ward 3, District Go Vap, HCMC City, VietNam
Tel: +84: 83588 0134  I  Mobile: 0983 440 488  I  Email:sales@khuetu.vn

QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

Hồ Sơ, tài liệu là một loại tài Sản có giá trị như các loại tài sản khác của doanh nghiệp, có tác động trực tiếp phục vụ cho hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nhận thức đúng vấn đề này sẽ tạo cơ sở quản lý và bảo vệ hồ sơ tài liệu một cách phù hợp, khoa học. Bởi vì:
* Để tiến hành các hoạt động của doanh nghiệp, phải có các hồ sơ tài liệu làm căn cứ, làm cơ sở cho việc theo dõi, sửa chữa, chỉ đạo hoạt động sản xuất – kinh doanh sao cho đúng với kế hoạch, mục đích đã đề ra.
* Hồ sơ, tài liệu có tác đụng lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, chương trình kế hoạch hoạt động một cách đầy đủ và sinh động. Qua đó góp phần xây dựng và phát triển các hoạt động của doanh nghiệp ngày càng hoàn chỉnh, năng động và hiệu quả hơn.
* Hồ sơ, tài liệu có tác dụng tích cực trong việc quản lý các mặt hoạt động cụ thể của doanh nghiệp như: thống kê, kiểm tra vật tư, tiền vốn, hàng hóa, thiết bị…
* Hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng một cách khoa học các kế hoạch sản xuất kinh doanh, tiền lương, định ra các tiêu chuẩn, định mức lao động…
* Giúp lãnh đạo doanh nghiệp thống nhất chỉ đạo các mặt về nhân lực tài vụ kỹ thuật, kinh doanh… nhằm làm cho hoạt động của doanh nghiệp được thuận lợi, đúng mục đích. Giúp lãnh đạo nắm được thành phần, số lượng hồ sơ tài liệu hiện có của doanh nghiệp, của các phòng ban và thực trạng bảo quản để có cách chỉ đạo hợp lý.
* Hồ sơ, tài liệu là bằng chứng xác minh, đối chiếu trong những trường hợp cần thiết.
Nguyên tắc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu

Lãnh đạo doanh nghiệp cần chỉ đạo việc tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu trong doanh nghiệp của mình, ra các quy định về chế độ lập, lưu và khai thác hồ sơ tài liệu. Đồng thời tiến hành kiểm tra, đánh giá hoạt động này nhằm chấn chỉnh lề lối làm việc của nhân viên, nâng cao nhận thức và tinh thần trách nhiệm trong quản lý hồ sơ tài liệu, không những bảo vệ hồ sơ tài liệu không bị thất lạc, mất mát, bảo vệ được bí mật kinh doanh mà còn phát huy được tác đụng tích cực của hồ sơ, tài liệu trong các mặt hoạt động của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu cần phải thực hiện theo các nguyên tắc sau:
* Thống nhất quản lý hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp, đây là nguyên tắc cơ bản, vì muốn hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu kế hoạch thì việc chỉ đạo các mặt hoạt động phải thống nhất. Thống nhất ở đây phải là thống nhất về mặt tổ chức, nghiệp vụ để qua đó mặc dù không cần tập chung hồ sơ tài liệu của các phòng ban vào một nơi nhưng vẫn nắm được toàn bộ hồ sơ tài liệu để phục vụ hoạt động SXKD, nghiên cứu và quản lý nhanh chóng, hiệu quả.
* Xác định toàn bộ hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp là tài sản chung của doanh nghiệp, vì vậy mọi thành viên cần tuân thủ các quy định về tổ chức, quản lý hồ sơ tài liệu, không được phân tán, huỷ hoại, chiếm giữ hoặc tiết lộ.
* Việc quản lý hồ sơ, tài liệu phải do một bộ phận hoặc nhân viên chuyên trách đảm nhiệm và được đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của lãnh đạo doanh nghiệp. Bộ phận này giúp lãnh đạo quản lý toàn bộ hồ sơ. Tài liệu trong doanh nghiệp, khi có sự thay đổi nhân sự thì việc bàn giao hồ sơ tài liệu phải được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.
* Phải xây dựng được quy định cụ thể về các mặt nghiệp vụ quản lý hồ sơ, tài liệu như: chế độ lập và phân loại hồ sơ, chế độ bảo quản và phục vụ khai thác, chế độ đánh giá, tiêu hủy hồ sơ tài liệu lưu trữ…
* Thường xuyên hay định kỳ tổ chức các cuộc họp chuyên đề để kiếm tra tình hình tổ chức quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp, từ đó góp phần thiết thực vào hoạt động của doanh nghiệp nói chung và của từng bộ phận nói riêng.
Phân loại hồ sơ, tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của doanh nghiệp gồm có nhiều loại và có giá trị khác nhau, đề lập và quản lý đầy đủ những hồ sơ tài liệu cần phải dựa trên một số tiêu chí nhất định. Việc phân loại khoa học, hợp lý giúp cho việc quản lý, khai thác, sử đụng hồ sơ được hiệu quả đem lại lợi ích thiết thực. Về cơ bản có thể phân loại theo:
Hồ sơ, tài liệu bành chính văn phòng, bao gồm:
* Các văn bản quy phạm pháp luật các quy định chỉ thị của ban lãnh đạo doanh nghiệp… (hồ sơ nguyên tắc).
* Những hồ sơ tài liệu về các cuộc họp, các hội nghị, đại hội người lao động hàng năm.
* Các công văn, giấy tờ “đi” và “đến” hàng năm.
* Hồ sơ, tài liệu về việc mua sắm trang thiết bị, tài sản, máy móc, hàng hóa…
* Báo cáo sơ kết, tổng kết về các mặt hoạt động của doanh nghiệp.
* Các loại giấy tờ, văn bản khác.
Hồ sơ, tài liệu về tổ chức nhân sự.
* Hồ sơ về việc thành lập doanh nghiệp (đơn xin thành lập, quyết định thành lập, giấy phép kinh doanh và các tài liệu khác có liên quan).
* Tài liệu và các quyết định bổ nhiệm, bầu cử ban lãnh đạo doanh nghiệp, chức năng nhiệm vụ cụ thể.
* Hồ sơ về tuyên dụng, tiếp nhận, thuyên chuyển nhân viên, người lao động.
* Các quyết định khen thưởng, kỷ luật người lao động.
* Hồ sơ, tài liệu về bảo hiềm xã hội, lương, phụ cấp, trợ cấp cho người lao động…
* Hồ sơ cá nhân của thành viên, người lao động trong doanh nghiệp (sơ yếu lý lịch bản sao bằng cấp, hợp đồng lao động, quyết định nâng lương…).
Hồ sơ tài liệu về hoạt động SXKD
* Hồ sơ tài liệu về chương trình, kế hoạch hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp.
* Kế hoạch tài vụ hàng năm, hàng quý.
* Hồ sơ về các hợp đồng kinh tế, hợp đồng thương mại, mua bán hàng hóa, sản phẩm…
* Các tài liệu khác có liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Hồ sơ tài liệu kỹ thuật
* Hồ sơ thiết kế mẫu mã sản phẩm, đăng ký bản quyền, sở hữu.
* Tài liệu về máy móc, thiết bị, quy trình công nghệ, các sáng chế, cải tiến kỹ thuật công nghệ…
* Các tài liệu khác có liên quan.
Hồ sơ, tài liệu về tài chính, kế toán
* Văn bản quy phạm pháp luật, quy định hướng dẫn về công tác tài chính, kế toán.
* Hồ sơ dự toán, quyết toán kinh phí.
* Hồ sơ, tài liệu về kiểm kê tài sản, kiểm tra tài chính hàng năm.
* Hồ sơ về kế hoạch tài chính, Báo cáo tài chính.
* Kế hoạch thu chi, chứng từ sổ sách kế toán…
Các loại hồ sơ, tài liệu khác của doanh nghiệp
Có thể nói ý nghĩa và tác dụng của hoạt động quản lý hồ sơ, tài liệu là rất lớn, tuy nhiên thực tế cho thấy việc quản lý hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp chưa tốt, chưa cân đối với các mặt hoạt động khác. Chính vì vậy nhận thức đúng đắn về giá trị của hồ sơ, tài liệu cũng như việc quản lý, khai thác, sử dụng phù hợp sẽ đem lại những tác dụng tích cực, góp phần thúc đẩy sự vận hành và phát triển của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh quyết liệt hiện nay.

CÔNG TY TNHH CNTT KHUÊ TÚ
Address: 39 Nguyển Bỉnh Khiêm St, Ward 1, District Gò Vấp, HCM City, VietNam
Tel: +84: 83588 0134  I  Mobile: 0983 440 488  I  Email:sales@khuetu.vn

HƯỚNG DẪN CÁCH SCAN TÀI LIỆU THÀNH FILE LƯU VÀO MÁY TÍNH

Như chúng ta đã biết, Scan tài liệu hay số hóa tài liệu giúp chúng ta có thể chuyển hóa các tài liệu, giấy tờ dạng giấy thành các file lưu trữ trong máy tính (file PDF, file word, file ảnh ….). Scan tài liệu mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm không gian lưu trữ, khả năng bảo mật, tìm kiếm tốt hơn.
Thông thường khi các cá nhân, tổ chức, cơ quan hay doanh nghiệp có nhu cầu Scan tài liệu với số lượng lớn họ sẽ tìm đến các cơ sở chuyên nhận làm dịch vụ Scan tài liệu, số hóa tài liệu để có thể scan một cách nhanh nhất, sắc nét và không phải đầu tư chi phí cũng như máy móc để Scan.
Tuy nhiên có một số đơn vị, công ty tại văn phòng làm việc thường xuyên phải Scan hình ảnh, Scan tài liệu, giấy tờ công văn, và đã được trang bị máy scan chuyên dụng hoặc máy in đa năng có chức năng scan thì họ không cần đến các cơ sở dịch vụ nữa.

Đối với các dòng máy scan chuyên dụng, sau khi cài đặt driver cho máy trên màn hình máy tính sẽ hiện lên icon máy scan. Các bạn chỉ việc setting các chế độ scan phù hợp với nhu cầu thường dùng & nhấn nút scan trên thân máy scan là có thể scan tài liệu một cách dễ dàng
Trong khuôn khổ bài viết này, chúng tôi giới thiệu đến tất cả các bạn, những ai chưa biết cách scan tài liệu từ máy scan, máy in đa năng vào máy tính. Để Scan tài liệu vào máy tính các bạn làm như sau :
– Kết nối máy scan chuyên dụng hoặc máy in đa năng của bạn với máy tính thông qua dây cáp
– Cắm nguồn điện vào máy scan, máy in đa năng
– Hãy chắc chắn rằng máy tính của bạn đã được cài đặt phần mềm Scanner and Camera Wizard (cài đặt khi mua máy Scan)
– Bước tiếp theo hãy đặt tờ giấy bạn muốn Scan vào máy , đối với máy scan ADF (kéo giấy tự động) chuyên dụng hiện nay trên thị trường hầu hết hỗ trợ scan 2 mặt cùng lúc, riêng đối với máy scan Flatbed bao gồm trong máy in đa chức năng các bạn lưu ý chỉ có thể scan từng mặt 1, nếu bạn muốn scan 2 mặt thì lật 2 lần

– Vào Start > All Programs > Accessories, sau đó chọn Scanner and Camera Wizard.
– Cửa sổ Scanner and Camera Wizard sẽ xuất hiện, bạn nhấp chuột chọn  Next.
– Trong Tab Choose Scanning Preferences kích tùy chọn Picture type để chọn phù hợp nhất với giấy quét của bạn, sau đó kích Next.
– Trong cửa sổ Picture Name and Destination, nhập tên ảnh của bạn, chọn định dạng file JPG, sau đó chọn thư mục mà bạn muốn ảnh sau khi được quét sẽ được lưu ở đó.Sau đó chọn Next.
– Máy tính sẽ scan tài liệu của bạn. Trên trang Other Options, kích Nothing. Sau đó kích Next.
– Trên cửa số Completing the Scanner and Camera Wizard, bạn có thể quan sát được tài liệu đã được scan bằng cách kích vào liên kết hiển thị trong đó. Nếu bạn không hài lòng về kết quả thu được, hãy kích Back để quay lại cửa sổ Choose Scanning Preferences, điều chỉnh các thiết lập và thực hiện lại việc scan. Lặp lại hành động này cho tới khi bạn thực sự hài lòng với ảnh được scan. Kích Finish để đóng tiện ích và mở thư mục có tài liệu được scan.
Như vậy là bạn đã scan xong một tài liệu, lặp lại tất cả các bước trên khi muốn scan các tờ tài liệu tiếp theo, với file scan xong bạn có thể gửi nó trong một email hoặc fax đến máy khác. Đây là cách nhanh chóng và ít tốn kém hơn nhiều so với việc gửi thông qua bưu chính. Các tài liệu đã scan sẽ không bị ảnh hưởng bởi thời gian vì vậy chúng có thể tồn tại mãi mãi.
Tuy nhiên Scan tài liệu là một công việc tốn nhiều thời gian và công sức khi sử dụng phương pháp thủ công như trên, đối với số lượng vài nghìn tờ đến hàng trăm nghìn tờ hoặc Scan các cuốn sách, thì các bạn nên đầu tư một máy scan chuyên dụng hoặc đến với các cơ sở nhận làm dịch vụ scan tài liệu với máy scan công nghiệp để hiệu quả được tốt hơn.
Chúc các bạn thành công !


CÔNG TY TNHH CNTT KHUÊ TÚ
Address: 39 Nguyển Bỉnh Khiêm St, Ward 1, District Gò Vấp, HCMC
Tel: 08. 83588 0134
Mobile: 0983 440 488
Email: camtu@khuetu.vn
Web: www.khuetu.vn

SỐ HÓA TÀI LIỆU LÀ GÌ, SCAN TÀI LIỆU Ở ĐÂU ?

SỐ HÓA TÀI LIỆU LÀ GÌ ?

Số hóa tài liệu là việc chuyển dữ liệu trên giấy tờ (sách, báo, tạp chí, văn bản, hợp đồng….) thành dữ liệu trên máy tính. Dễ dàng di chuyển, chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu và thời gian tồn tại là mãi mãi. Không lo bị mục nát, phai màu, rách. Đặc biệt scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu của bạn tốt hơn.

 Đối với các doanh nghiệp đã tồn tại và hoạt động lâu năm. Thì số lượng giấy tờ, công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng tăng lên đáng kể, có những giấy tờ quan trọng cần lưu giữ lâu có nguy cơ bị mục nát thì Số hóa tài liệu là hình thức tốt nhất để giảm thiểu các nguy cơ rủi ro. Ngoài ra việc scan tài liệu, số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ cho doanh nghiệp.
Đối với các doanh nghiệp, việc scan và số hóa các mục sách, tài liệu sẽ giúp ích cho việc tìm kiếm và quản lý tài liệu. Sinh viên có khả năng đọc sách điện tử tốt hơn.

SCAN TÀI LIỆU Ở ĐÂU ?

CÔNG TY TNHH CNTT KHUÊ TÚ – Địa chỉ chuyên nhận làm dịch vụ scan tài liệu, số hóa tài liệu, scan sách, scan hình ảnh, scan khổ lớn tại TPHCM & các tỉnh Miền Nam.
Chúng tôi chuyên nhận scan số lượng lớn, scan màu, scan đen trắng, scan tài liệu rời, tài liệu quyển. Với chất lượng cao nhất, nhanh nhất và giá scan tài liệu tốt nhất tại thị trường.
Dịch vụ scan tài liệu của chúng tôi có thể Scan các loại tài liệu :

  • Scan sách – báo – tạp chí
  • Scan hợp đồng, văn bản, hồ sơ thầu, hồ sơ năng lực lưu trữ tại công ty
  • Scan bản vẻ khổ lớn
  • Scan bài giảng, giáo trình trong thư viện
  • Dịch vụ chuyển đổi dữ liệu file scan : chuyển đổi từ IMG (file ảnh) thành file PDF, chuyển đổi từ file PDF thành  file Word và ngược lại.
  • Dịch vụ căn chỉnh tài liệu, cắt nhiễu, xóa chữ trong file Scan.

CTY TNHH CNTT Khuê Tú có thể scan tài liệu tất cả các kích thước : A4, A3, A2, A0…..Cam kết phân mục rõ ràng, không thiếu sót, không nhầm lẫn, không thất lạc tài liệu khi scan. Ngoài ra chúng tôi còn nhận Scan tài liệu tận nơi cho khách hàng có nhu cầu.


CÔNG TY TNHH CNTT KHUÊ TÚ
Address: 39 Nguyển Bỉnh Khiêm St, Ward 1, District Gò Vấp, HCMC
Tel: 08. 83588 0134
Mobile: 0983 440 488
Email: camtu@khuetu.vn
Web: www.khuetu.vn