DỊCH VỤ SCAN TÀI LIỆU

Định nghĩa của “chuyển đổi kỹ thuật số” là gì?

Chuyển đổi kỹ thuật số đề cập đến quá trình chuyển đổi các quá trình tương tự và các đối tượng vật lý thành dạng kỹ thuật số. Hãy xem xét cách loại bỏ nhu cầu về tủ đựng hồ sơ cồng kềnh bằng cách quét tài liệu giấy hoặc sử dụng lưu trữ đám mây để lưu tất cả các tài liệu quan trọng. Những tài liệu này trước đây hầu hết là tài liệu giấy, nhưng hiện nay, nhờ chuyển đổi kỹ thuật số và công nghệ kỹ thuật số hiệu quả hơn, những tài liệu này có thể được số hóa hoàn toàn. Một từ tương tự khác là nâng cấp kỹ thuật số, mô tả toàn bộ quá trình đạt được số hóa, chẳng hạn như cải thiện số hóa các kế hoạch tiếp thị trong tương lai của công ty.

Tại sao sử dụng chuyển đổi kỹ thuật số?

Có nhiều lý do dẫn đến chuyển đổi kỹ thuật số, một trong những lý do ít quan trọng nhất là vì hầu hết mọi người đều đã thực hiện chuyển đổi này. Bạn có thể nhận thấy rằng các ngân hàng ngày nay cung cấp các tùy chọn sao kê không cần giấy tờ và các công ty năng lượng cũng đang chuyển sang thanh toán kỹ thuật số. Tất nhiên, bạn có thể chọn cách cũ, nhưng nhìn chung, cả xã hội đang đón nhận tương lai kỹ thuật số, vì vậy tốt hơn hết bạn nên bắt kịp nó. Nhiều thương hiệu doanh nghiệp và hộ gia đình đang trải qua quá trình chuyển đổi kỹ thuật số và mô hình kinh doanh tổng thể dựa trên số hóa. Chúng tôi có mọi lý do để tin rằng số hóa sẽ mang lại nhiều lợi thế, chẳng hạn như:

Truy cập tài liệu từ mọi thiết bị

Không bao giờ lo lắng về việc quên các tài liệu hay những bức thư quan trọng ở công ty, ở nhà hoặc quên gửi các bản sao đã quét qua email cho chính mình. Sử dụng thiết bị lưu trữ NAS, lưu trữ điện toán đám mây để lưu tài liệu tập trung, trực tuyến và truy cập chúng mọi lúc, mọi nơi. Bạn có thể truy cập thông qua điện thoại di động, PC hoặc máy tính bảng để nhận các tài liệu cần gấp. Ngay cả khi bạn đang ngoại tuyến , bạn vẫn có thể tiếp tục xử lý các tệp này.

Đơn giản hóa việc chia sẻ tài liệu

Hãy nghĩ đến mạng xã hội, chỉ cần bạn tải lên một hình ảnh thì tất cả những ai muốn lấy bản sao của hình ảnh đó đều có thể có được thứ họ muốn, đây là biểu hiện cho sự thành công của số hóa tài liệu. Trước đây, bạn phải trả tiền để có được một bản sao của bức ảnh, nếu bạn muốn đưa một bức ảnh cho bạn bè, bạn phải trả tiền cho một bản sao. Những ngày như vậy đã qua đi vĩnh viễn. Các tài liệu ở định dạng kỹ thuật số có thể dễ dàng chia sẻ, chỉnh sửa và xử lý cộng tác .

Thân thiện với môi trường hơn và dễ mang theo hơn

Khi tất cả các tài liệu trở nên trực tuyến, máy in sẽ ngày càng trở nên lỗi thời. Điều này có nghĩa là không cần lãng phí giấy để in các tài liệu không cần thiết và không bị lãng phí giấy do bản in bị mờ. Ngoài ra, về lâu dài, điều này sẽ giúp bạn và doanh nghiệp hoặc gia đình tiết kiệm chi phí, vì suy cho cùng, mực máy in đắt như vàng .

An toàn hơn

Bạn có thể có một chiếc tủ đựng hồ sơ đẹp, được phân loại hoàn hảo theo ngày giờ, nhưng nếu tủ đựng hồ sơ hoặc những hồ sơ được lưu trữ trong đó có vấn đề thì sao? Cho dù đó là cháy nhà, trộm cắp hoặc cà phê đổ, nó có thể gây ra thiệt hại cho các tệp. Do đó, các tệp quan trọng không nên chỉ có một bản sao và phải luôn giữ các bản sao lưu kỹ thuật số cho tất cả các tệp (bao gồm cả ảnh trước đó). Với lưu trữ trên ổ NAS hoặc điện toán đám mây, bạn có thể dễ dàng quét tài liệu từ điện thoại di động của mình . Không có lý do gì để không áp dụng số hóa. Ngoài ra, với sự trợ giúp của các tính năng bảo mật mạng cung cấp mật khẩu bảo vệ , bạn có thể đặt giới hạn thời gian truy cập. Không có cách nào an toàn hơn để lưu tài liệu.

Dễ dàng quản lý

Bạn có thể là một người có tổ chức tốt, nhưng ngay cả hệ thống tài liệu tốt nhất của bạn cũng không hiệu quả bằng hệ thống kỹ thuật số. Chức năng tìm kiếm nhanh giúp bạn tìm tài liệu dựa trên tên tệp. Dữ liệu số thông qua OCR (Nhận dạng ký tự quang học) để nâng cao chức năng tìm kiếm. Công nghệ tiên tiến này có thể tìm kiếm dữ liệu số hóa của các tài liệu được quét, nhận dạng các từ và khớp chúng với các cụm từ tìm kiếm của bạn. Giả sử bạn cần hóa đơn tiền điện cho tháng 10 năm 2021, bạn có thể tìm kiếm “tháng 10 năm 2021” hoặc “tháng 10 năm 2021” và OCR sẽ tìm thấy tất cả các tệp có chứa thông tin này. Điều này khác xa so với việc tìm kiếm thủ công thông qua hàng đống hóa đơn.

Sẵn sàng sử dụng

Cần cộng tác với một nhóm hoặc ký một tài liệu? Đừng lo lắng. Bạn không còn cần phải tập hợp nhóm của mình để thực hiện dự án và bạn không cần phải sắp xếp các cuộc họp để ký kết. Thay vào đó, bạn có thể sử dụng chữ ký điện tử và tài liệu được chia sẻ để hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng mà không làm gián đoạn quy trình kinh doanh do các vấn đề hậu cần.

Không chỉ là tài liệu

Chuyển đổi kỹ thuật số không chỉ áp dụng cho các hóa đơn, biên lai, hợp đồng mà nhiều nội dung khác cũng có thể được số hóa để đạt được nhiều chức năng tiện lợi hơn. Ảnh, bản phác thảo, nội dung động não trên bảng trắng, danh thiếp mà bạn có thể đánh mất hoặc các mẩu tạp chí có thể truyền cảm hứng cho bạn, tất cả đều có thể được lưu kỹ thuật số và truy cập mọi lúc, mọi nơi chỉ với một vài cú nhấp chuột.

Ngăn ngừa hao mòn tài liệu

Các tài liệu và ảnh cũ sẽ ngày càng trở nên lỗi thời, mờ nhạt, hư hỏng hoặc mất mát. Giải pháp chuyển đổi kỹ thuật số giúp chuyển các tài nguyên hình ảnh và văn bản này đến một vị trí trực tuyến an toàn để sao lưu để chúng không bao giờ bị mất.

Cần thiết cho trải nghiệm khách hàng

Nếu đó là một doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc thậm chí là một doanh nghiệp lớn, danh tiếng và độ tin cậy của bạn sẽ phụ thuộc vào chất lượng của sản phẩm và dịch vụ mà bạn cung cấp. Điều này không chỉ liên quan đến các dịch vụ hoặc sản phẩm bạn bán mà còn liên quan đến các tiêu chuẩn bạn tuân theo trong quản lý và truyền thông. Hóa đơn giấy hoặc thư bưu điện thông thường kèm theo bản sao không có khả năng mang lại lợi ích gì cho thương hiệu của bạn và sẽ có vẻ lỗi thời. Hơn nữa, điều này cũng sẽ gây ra sự bất tiện cho khách hàng của bạn, vì trong trường hợp này, họ cần phải cẩn thận lưu một số lượng lớn các tài liệu giấy hoặc mất thời gian để gửi chúng cho bạn. Để đạt được các tương tác của khách hàng có thể đảm bảo thiết lập một hình ảnh công ty chủ động, hiện đại và hiệu quả đối với khách hàng, nó phải được số hóa.

Chuyển đổi số là xu hướng chung của tương lai

Các giải pháp kỹ thuật số mới sẽ tiếp nối các giải pháp cũ lỗi thời. Nếu bạn tiếp tục theo kịp tốc độ, bạn sẽ dễ dàng áp dụng các giải pháp mới hơn khi chúng xuất hiện. Hãy nghĩ xem việc chuyển đổi từ CD sang nhạc trực tuyến dễ dàng như thế nào. Trong những ngày đầu, cả hai vẫn ở trong tình trạng chung sống, và PC và âm thanh xe hơi đã nhận ra sự chuyển đổi suôn sẻ thông qua đầu đĩa CD và giắc cắm đầu vào phụ. Ngày nay, phải mất rất nhiều công sức để tìm một máy nghe nhạc CD và máy nghe nhạc MP3 được tích hợp sẵn trên điện thoại di động, máy đọc sách điện tử hoặc máy theo dõi thể dục.

Điều này cũng đúng với quá trình số hóa tài liệu. Nếu số hóa không được thực hiện ngay bây giờ, tương lai sẽ trở nên khó khăn hơn, và khi làn sóng công nghệ tiên tiến tiếp theo xuất hiện, có thể không có cách nào đơn giản hoặc tiết kiệm để thu hẹp khoảng cách giữa tài liệu giấy và đổi mới kỹ thuật số.