Tại Hội thảo khoa học “Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ tại các Trung tâm Lưu trữ quốc gia” do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức ngày 28 tháng 9 năm 2011 vừa qua, vấn đề số hoá tài liệu lưu trữ lại một lần nữa được đặt ra.
Những thành tựu công nghệ thông tin đã có sự tác động mạnh mẽ đến mọi mặt của đời sống xã hội. Sự tác động đến công tác lưu trữ thể hiện ở hai khía cạnh: một là, sự hình thành của mô hình Chính phủ điện tử dẫn tới sự ra đời của tài liệu điện tử – một loại hình tài liệu lưu trữ mới; hai là, yêu cầu số hóa tài liệu – chuyển tài liệu từ dạng analog (truyền thống) sang tài liệu dạng digital (số) nhằm nâng cao tuổi thọ tài liệu gốc và phục vụ nhanh chóng, kịp thời yêu cầu tra cứu tài liệu lưu trữ mọi lúc, mọi nơi.
Trong những năm qua, các Trung tâm Lưu trữ quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và nhiều các cơ quan, tổ chức đã tiến hành số hoá tài liệu lưu trữ để bảo quản và khai thác, sử dụng. Song không thể số hoá đồng loạt tài liệu lưu trữ vì rất tốn kém thời gian, nhân lực và kinh phí. Và một vấn đề đặt ra là lựa chọn tài liệu nào để số hoá? Số hoá tài liệu như thế nào?…
Sau đây, xin giới thiệu kinh nghiệm của Lưu trữ một số nước trong việc số hoá tài liệu lưu trữ. Hy vọng rằng những kinh nghiệm này sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản lý và cán bộ lưu trữ.
2. Lựa chọn tài liệu để số hoá
Việc số hoá tài liệu lưu trữ tại Pháp đã được phát triển trên diện rộng, nhất là vào cuối thế kỷ XX. Tiêu chí lựa chọn tài liệu lưu trữ để số hoá của Lưu trữ Pháp như sau:
– Các phông lưu trữ có tính di sản và mang giá trị lịch sử.
– Các phông lưu trữ quý nhưng có tình trạng vật lý kém, dễ rách, hỏng.
– Các phông lưu trữ được khai thác, sử dụng thường xuyên.
Các phông lưu trữ được số hoá là các phông hoàn thiện, không phải lựa chọn từng tài liệu đơn lẻ để số hoá hoặc toàn bộ các mục (série) đồng nhất.
Đối với tài liệu quản lý hành chính, Lưu trữ Pháp ưu tiên số hoá các tài liệu sau:
– Địa bạ thời Napoléon: được Napoléon lập đầu tiên từ năm 1802 (địa bạ theo đất trồng), tiếp đó là từ năm 1807 (địa bạ từng phần). Đây là nguồn tài liệu cơ bản về lịch sử sở hữu tài sản đất đai và lịch sử phát triển của Pháp.
– Bản đồ là các tài liệu khổ lớn (75x125cm), được vẽ bằng tay.
– Sổ giáo xứ và sổ hộ tịch, gồm các loại giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn, giấy chứng tử… Các loại sổ sách này được quản lý trong các nhà thờ xứ cho đến Cách mạng Pháp rồi được quản lý trong các toà thị chính. Sổ cổ nhất có niên đại thế kỷ XIV.
– Sổ điều tra dân số: được lập ra từ đầu thế kỷ XIX, gồm danh sách viết tay dân số của từng xã (ở Pháp có khoảng 36.000 xã). Sổ này chứa thông tin về từng cá nhân: họ, tên, tuổi, quan hệ họ hàng, nghề nghiệp… Các thông tin được sắp xếp theo nhà, phố, tầng và căn hộ.
– Hồ sơ Bắc đẩu bội tinh: hồ sơ về các tặng thưởng danh dự do Napoléon sáng lập năm 1802 nhằm tôn vinh những người có công với đất nước.
– Ảnh lịch sử: bao gồm các hình ảnh sự kiện lịch sử, ảnh chân dung lãnh đạo trong nước, hình ảnh phóng sự về đời sống kinh tế – xã hội của đất nước và những hình ảnh tư liệu khác. Những tài liệu này chính thức được thu thập, sưu tầm từ các nguồn theo Luật Lưu trữ quốc gia năm 2003, được mua hoặc trao tặng lại từ các tổ chức và cá nhân.
– Ảnh các địa danh và kiến trúc lịch sử: bao gồm các hình ảnh về các địa danh và kiến trúc lịch sử của đất nước Malaysia.
– Ảnh hoạt động của Lưu trữ Quốc gia Malaysia.
Tiêu chuẩn hình ảnh số cho tài liệu ảnh được sử dụng tại Lưu trữ Quốc gia Ma-lay-xia như sau:
+ Độ phân giải: Độ phân giải được dùng để quét ảnh là 600 dpi;
+ Độ sâu hình ảnh: 32 bit;
+ Nén: Độ nén không tiêu hao, ví dụ từ .jpeg to .tiff;
+ Thu nhỏ kích cỡ: Kích cỡ được thu nhỏ 25% đối với WEB COMPASS và 75% dùng cho truy cập nội bộ.
+ Các ảnh được số hóa được lưu giữ trong hai định dạng là .tiff và .jpeg để phục vụ mục đích sử dụng và biện pháp bảo hiểm.
Đối với tài liệu viết tay, tài liệu quý, hiếm và tài liệu đóng quyển dày, Lưu trữ Singapore đặt ra tiêu chuẩn: tài liệu được quét ở chế độ màu, độ phân giải 600 dpi, định dạng là .tiff, dạng file không nén để bảo quản lâu dài các hình ảnh số.
Trung tâm Việt Nam thuộc Trường Đại học Công nghệ Texas đưa ra các tiêu chuẩn số hoá như sau:
– Tài liệu giấy và các bản viết tay: độ phân giải 300 – 600 dpi (100dpi dùng cho khai thác trực tuyến), định dạng .pdf.
– Tài liệu ảnh: độ phân giải 300 – 600 dpi (100dpi dùng cho khai thác trực tuyến), định dạng .tiff hoặc .jpg.
Lưu trữ Bruney coi đào tạo là một phần của quá trình phát triển nghề nghiệp của cán bộ lưu trữ, trong đó ưu tiên hình thức đào tạo tại chỗ đối với việc số hoá tài liệu lưu trữ. Hay nói theo một câu thành ngữ cổ đó là: “nói cho tôi… tôi quên, chỉ bảo tôi… tôi nhớ, cho tôi tham gia… tôi hiểu”. Các kiến thức, kỹ thuật số hoá được giới thiệu trực tiếp thông qua giải thích, giảng dạy tại chỗ…
Như vậy, có thể thấy rằng, tương tự như Việt Nam, Lưu trữ các nước đều xác định số hoá tài liệu lưu trữ là để bảo vệ tài liệu lưu trữ gốc khỏi bị huỷ hoại do tác động của lý hoá trong quá trình sử dụng lâu dài và tăng cường khả năng tiếp cận tài liệu của công chúng. Xuất phát từ hai mục đích của số hoá, Lưu trữ các nước đưa ra hai tiêu chí cơ bản trong lựa chọn tài liệu số hoá đó là: tài liệu quý, có tình trạng vật lý kém và tài liệu có tần suất khai thác, sử dụng cao. Lưu trữ Việt Nam có thể vận dụng các tiêu chí này để xác định cụ thể các khối tài liệu hoặc phông, sưu tập lưu trữ cần số hoá trong kho lưu trữ.
Cùng với đó, tiêu chuẩn về số hoá của Lưu trữ các nước cũng có hai loại: tiêu chuẩn đối với số hoá tài liệu để bảo quản và tiêu chuẩn đối với số hoá tài liệu để khai thác, sử dụng.
Chúng ta có thể tham khảo để vận dụng những tiêu chuẩn này khi quy định về số hoá tài liệu lưu trữ trên cơ sở gắn liền mục đích sử dụng với tiêu chuẩn số hoá để có định hướng phù hợp trong quản lý và khai thác, sử dụng nhằm tiết kiệm nhân lực thời gian, kinh phí trong số hoá và bảo quản tài liệu số hoá./.
Từ trước đến nay, sổ BHXH của công nhân viên chức nhà nước và người lao động tại các doanh nghiệp trên địa bàn TPHCM vẫn được ghi chép và lưu trữ dưới dạng bản in “cứng” tại trụ sở Bảo hiểm xã hội và các chi nhánh. Việc lưu trữ hàng triệu sổ BHXH ngày càng khó khăn, tốn kém, khó tra cứu và nhất là người lao động không thể “tham khảo” sổ BHXH của chính mình.
